Control de No Conformidades

Concepto

Una no conformidad es cualquier desviación respecto a especificaciones, requisitos o expectativas.

Ejemplos:

• Producto recibido del proveedor con defecto
• Cliente rechaza mercancía por incumplimiento
• Rechazo en control de calidad interno
• Incumplimiento de plazo de entrega
• Documentación incompleta

Clasificación

Por Origen

Tipo	Descripción
Proveedor	Compras que no cumplen especificaciones
Interna	Defectos en producción
Cliente	Reclamación del usuario final
Proceso	Incumplimiento de procedimiento

Por Severidad

• Crítica: Riesgo de seguridad
• Mayor: Afecta funcionalidad
• Menor: Aspecto cosmético

Acceso al Sistema

Calidad >> No Conformidades

Creación de No Conformidad

Datos de Cabecera

Campo	Descripción
Código	Identificador único
Fecha	Cuándo se detecta
Tipo	Proveedor/Interna/Cliente/Proceso
Proveedor	Si es de compra
Cliente	Si es de venta
Artículo	Producto afectado
Lote	Número de lote (si aplica)
Cantidad	Unidades afectadas
Descripción	Qué no cumple

Categorización

• Área responsable: Dónde se detecta (almacén, producción, QA)
• Responsable: Persona que la abre
• Prioridad: Urgencia de resolución
• Causa probable: Hipótesis inicial (si se conoce)

Análisis de Causa

Investigación

Determinar por qué ocurrió:

Problema: Arruga en pintura

Causas potenciales:
  ├── Humedad en el aire (>80%)
  ├── Temperatura fuera de rango
  ├── Viscosidad de pintura incorrecta
  └── Superficie mal preparada

Root Cause Analysis (RCA)

Técnica de "5 por qué":

1. ¿Por qué hay arruga?
   → Viscosidad incorrecta

2. ¿Por qué viscosidad incorrecta?
   → No se midió antes de aplicar

3. ¿Por qué no se midió?
   → No estaba en protocolo

4. ¿Por qué no en protocolo?
   → Cambio de proveedor sin actualizar

5. ¿Por qué no se actualizó?
   → Falta de comunicación

Causa raíz: Falta de comunicación en cambio de proveedor

Soluciones Propuestas

Acciones Correctivas

Cambios permanentes para evitar repetición:

• Tipo: Inmediata, preventiva, correctiva
• Descripción: Qué se va a cambiar
• Responsable: Quién ejecuta
• Plazo: Cuándo debe estar done
• Evidencia: Cómo se verifica

Ejemplo:

Acción: Crear especificación de viscosidad en procedimiento
Responsable: Jefe Calidad
Plazo: 2 semanas
Verificación: Protocolo firmado y training de staff

Acciones Inmediatas

Si no se puede esperar:

• Cuarentena: Aislar producto
• Reparación: Reprocesar o reparar
• Destrucción: Si es irrecuperable
• Comunicación: Avisar a cliente si salió

Seguimiento

Estados de No Conformidad

Abierta
  ↓
Investigada
  ↓
Acción propuesta
  ↓
Acción implementada
  ↓
Verificada
  ↓
Cerrada

Reoperturas

Si no se resuelve:

Cerrada
  ↓ (recurrencia detectada)
  ↓
Reabierta
  └── Nueva investigación

Costes de No Conformidad

Registrar impacto económico:

Concepto	Coste
Rechazo	500€
Reelaboración	200€
Logística retorno	150€
Tiempo administrativo	100€
TOTAL	950€

Análisis de Cartera ABC

Priorizar inversión en mejoras según:

• Cantidad de no conformidades
• Coste acumulado
• Clientes/proveedores afectados

Comunicación Externa

A Proveedores

Si es de compra:

Carta de no conformidad
├── Descripción del problema
├── Cantidad rechazada
├── Causa raíz identificada
├── Solución esperada
├── Plazo de respuesta
└── Acciones correctivas propuestas

A Clientes

Si es de venta:

Comunicación cliente
├── Reconocer el problema
├── Acción inmediata (retira)
├── Investigación en curso
├── Prevención futura
└── Compensación (si aplica)

Trazabilidad de Causa

Vinculación con:

• Almacén: Lotes afectados
• Producción: Órdenes y operaciones
• Compras: Pedidos al proveedor
• Clientes: Facturas donde llegó
• Personal: Quién ejecutó la operación

Reportes Disponibles

Gestión de Calidad

• No conformidades abiertas: Pendientes de cierre
• Evolución temporal: Tendencias
• Por proveedor: Análisis de desempeño
• Por tipo: Clasificación de problemas
• Por coste: Impacto económico
• Efectividad de acciones: % de cierre

Métricas KPI

No conformidades / mes
Tiempo promedio resolución
% de recurrencias
Coste total / período
ROI de mejoras implementadas

Mejores Prácticas

✓ Registrar inmediatamente al detectar
✓ Investigar a fondo, evitar síntomas
✓ Involucrar personal relevante
✓ Comunicar abiertamente
✓ Seguimiento hasta cierre
✓ Documentación completa
✓ Revisar tendencias regularmente

Integración con Otros Módulos

Módulo	Impacto
Almacén	Cuarentena de lote
Compras	Reclamación a proveedor
Producción	Parada de línea
Laboral	Capacitación requerida
Finanzas	Coste de no conformidad

Normativas de Calidad

• ISO 9001: Sistema de gestión calidad
• ISO 14001: Gestión ambiental
• Sector específico: Alimentario, farmacéutico, automoción, etc.

Cada norma establece procedimientos para gestión de no conformidades.