Flujo de Órdenes de Compra
Proceso de Compra
El flujo de compra en Elastic Business se estructura en las siguientes fases:
Presupuesto → Pedido → Albarán → Factura → Pago
Crear Pedido de Compra
Acceso: Compras >> Pedidos de Compra
Datos de Cabecera
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Proveedor | Seleccionar del archivo maestro |
| Código proveedor | Referencia en sistema del proveedor |
| Fecha pedido | Cuando se emite |
| Plazo entrega | Días para recepción |
| Forma de pago | Condiciones acordadas |
| Almacén destino | Dónde entra la mercancía |
| Referencia proveedor | Su número de pedido |
| Observaciones | Notas especiales |
Líneas de Pedido
Cada línea contiene:
- Artículo: Código y descripción
- Cantidad: Unidades solicitadas
- Unidad: Medida (kg, ud, cajas, etc.)
- Precio unitario: Coste por unidad
- Descuento: % de rebaja en línea
- Total línea: Cantidad × Precio - Descuento
Gestión de Líneas
Acciones disponibles:
- Agregar nuevas líneas
- Duplicar líneas existentes
- Eliminar líneas
- Copiar líneas de otro pedido
- Importar desde presupuesto
Estados del Pedido
| Estado | Significado |
|---|---|
| Borrador | No enviado, editable |
| Emitido | Enviado al proveedor |
| Confirmado | Aceptado por proveedor |
| Parcialmente recibido | Parte del pedido ha llegado |
| Recibido | Mercancía completa en almacén |
| Facturado | Factura de compra recibida |
| Pagado | Pago realizado |
| Cancelado | Anulado o rechazado |
Recepción de Albaranes
Cuando el proveedor entrega la mercancía:
-
Crear Albarán de Entrada
- Referencia al pedido
- Fecha de recepción
- Cantidades recibidas
-
Control de Calidad
- Verificar coincidencia de cantidades
- Inspeccionar estado de empaques
- Detectar daños o defectos
-
Actualización de Stock
- Mercancía entra en la ubicación asignada
- Sistema actualiza existencias automáticamente
- Genera movimiento de almacén
Recepción de Facturas
La factura de compra es el documento contable definitivo:
Datos de Factura
- Número de factura: Del proveedor
- Fecha factura: Fecha de emisión
- Fecha contabilización: Cuándo afecta contabilidad
- Base imponible: Total sin impuestos
- IVA: Impuesto aplicable
- Total factura: Cantidad a pagar
Conceptos Adicionales
Gastos planificados:
- Transporte
- Embalaje
- Seguros
- Manipulación
Se distribuyen entre:
- Líneas del pedido (imputación a artículos)
- Costes generales (gastos indirectos)
Afectación a Costes
El sistema actualiza:
- Coste de materia prima: Del artículo
- Coste en almacén: Promedio o última entrada
- Asientos contables: Registro fiscal
Pagos a Proveedores
Generación de Remesas
Agrupa facturas para pago:
- Seleccionar facturas pendientes
- Generar remesa de pago
- Definir forma de pago
- Procesar transferencia/cheque
Formas de Pago
- Transferencia bancaria: Directo a cuenta
- Cheque: Documento de pago
- Efectivo: Liquidación en metálico
- Domiciliación: Cargo automático
- Tarjeta: Si aplica
Control de Pagos
Monitorea:
- Facturas pendientes
- Plazos de pago vencidos
- Descuentos por pronto pago
- Retenciones fiscales
Órdenes de Compra Recurrentes
Para proveedores habituales:
- Crear plantilla de pedido
- Copiar configuración automáticamente
- Acelerar proceso
- Mantener consistencia
Devoluciones a Proveedores
Si hay rechazo de mercancía:
Nota de Crédito → Albarán de Devolución → Abono
- Crear nota de crédito: Especificar motivo
- Devolver mercancía: Albarán de salida
- Recibir abono: Del proveedor
Integración Contable
Asientos Generados
En recepción de albarán:
- Cuenta proveedores (acreedora)
- Cuentas de activo/gasto (deudoras)
En factura de compra:
- Ajustes por IVA
- Refinanciación de cuentas
En pago:
- Banco (deudor)
- Proveedores (acreedor)
- Retenciones (si aplica)
Mejores Prácticas
✓ Comparar albarán con pedido antes de aceptar
✓ Verificar factura antes de contabilizar
✓ Mantener documentación ordenada
✓ Registrar rechazos inmediatamente
✓ Negociar plazos de pago óptimos
✓ Usar características de descuento por pronto pago
✓ Revisar desviaciones de precio respecto tarifa
Reportes de Control
- Pedidos pendientes de recepción
- Albaranes sin facturar
- Facturas pendientes de pago
- Análisis de desviaciones
- Proveedores con retrasos