Clientes
El cliente es la entidad en torno a la que gira todo el proceso de ventas. En esta entrada se crean los clientes y se gestionan sus datos generales.
Ruta de acceso: Ventas >> Clientes
Estructura de la pantalla principal
En la pestaña principal se puede ver a la izquierda un desplegable con los clientes, dividido por Listado y Empresa.
En la zona central tenemos 6 pestañas donde se dividen los clientes por su estado:
Estados de clientes
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Activos: Clientes que actualmente tienen una relación comercial activa con la empresa. Están utilizando productos o servicios y pueden realizar operaciones sin restricciones.
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Bloqueados: Clientes cuya cuenta ha sido temporalmente restringida. Esto puede deberse a problemas de pago, verificaciones pendientes u otras razones administrativas.
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De baja: Clientes que han finalizado su relación con la empresa, ya sea por decisión propia o por parte de la empresa. No pueden acceder a servicios ni realizar operaciones.
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Todos: Vista que muestra el total de clientes registrados en el sistema, sin importar su estado (activos, bloqueados, de baja, etc.).
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Potenciales: Contactos o registros de personas o empresas que aún no son clientes, pero que podrían convertirse en uno. Suelen estar en proceso de seguimiento comercial o preventa.
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Grupos: Conjunto de clientes agrupados bajo una misma categoría, nombre o característica común. Puede utilizarse para gestión colectiva, promociones o reportes.
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Grupos de baja: Grupos en los que todos los clientes integrantes se encuentran dados de baja. Sirve para mantener un historial organizado o para análisis posteriores.
Crear un nuevo cliente
Para crear un nuevo cliente se tiene que pulsar el icono "Añadir registro" (cruz verde). Se desplegará una ventana dividida en 8 pestañas:
Cabecera del cliente
Esta sección contiene los datos básicos que serán fijos una vez se creen.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Código | Asignado por la aplicación de forma secuencial según la configuración de contadores para los clientes |
| NIF | Número de identificación fiscal |
| Razón social | Se completa con la empresa |
| Nombre comercial | Nombre comercial del cliente |
| Fecha creación | Fecha en la que se da de alta el cliente |
| Ult. modificación | Fecha de la última modificación en cualquier campo del cliente |
| Tipo de cliente | Seleccionar el tipo de cliente (Nacional, Internacional, etc.) |
Nota: Los tipos de clientes estarán creados en el arranque por el equipo de Elastic. Para revisar esta configuración:
Aplicación >> Configuración >> Configuración de clientes. Solo accesible para administradores.
Pestaña Resumen
Esta pestaña contiene los datos principales de contacto del cliente, la dirección del cliente, los datos administrativos referentes a las cuentas y formas de cobro, y otros datos adicionales.
Bloques principales
CONTACTO
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Nombre completo del contacto principal del cliente |
| Teléfono | Número de teléfono del contacto principal |
| Dirección de correo electrónico del contacto principal |
DIRECCIÓN FISCAL/DE ENVÍO
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Dirección | Dirección fiscal/de envío del cliente |
| Localidad | Localidad de la dirección |
| Provincia | Provincia de la dirección |
| Dirección de correo electrónico de la dirección | |
| C. Postal | Código postal de la dirección |
| País | País de la dirección |
| Teléfono | Número de teléfono de la dirección |
ADMINISTRACIÓN
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Cuenta contable | Se autocompleta con el tipo de cliente |
| IVA | Se autocompleta con el tipo de cliente |
| Cuanta bancaria | Cuenta bancaria del cliente |
| Forma de cobro | Se autocompleta con el tipo de cliente |
| Cliente varios | Permite cambiar el cliente del documento por otro con este mismo check marcado |
| Bloqueado | Check que indica si está bloqueado el cliente |
| De baja | Check que indica si está de baja el cliente |
ADICIONAL
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Idioma | Idioma principal de comunicación con el cliente |
| Zona | Clasificación de cliente por zona |
| Subzona | Clasificación de cliente por subzona |
| Sector | Sector o mercado al que pertenece el cliente |
| Transportista | Transportista asociado al cliente |
| ABC | Clasificación ABC del cliente |
| Clase | Otra clasificación disponible para los clientes |
OBSERVACIONES
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Observaciones | Observaciones de carácter externo, se muestran en las impresiones de los documentos |
| Observaciones internas | Observaciones de carácter interno, no se muestran en las impresiones de los documentos |
Pestaña Agenda
Esta pestaña está dividida en dos subpestañas, que deben crearse para que la pestaña Resumen muestre sus datos correctamente:
Nota importante: Estas pestañas se retroalimentan entre ellas. Es importante seguir un orden riguroso con lo que se completa.
Subpestaña Contactos
En esta subpestaña va principalmente el contacto o contactos del cliente y cómo poder contactar con él. El contacto que metamos saldrá reflejado en la pestaña Resumen.
Se divide a su vez en otras cuatro subpestañas:
- Números
- Direcciones
- Redes sociales
Checks importantes
- No enviar mails: Sirve para no tener en cuenta los mails configurados cuando se quieran enviar mails masivamente en campañas (CRM)
- Enviar facturación: Precarga la dirección de correo electrónico por defecto cuando se quiera enviar una factura por mail
- Enviar albaranes: Precarga la dirección de correo electrónico por defecto cuando se quiera enviar un albarán por mail
Subpestaña Direcciones
En esta subpestaña van principalmente las direcciones del cliente. La dirección que metamos saldrá reflejada en la pestaña Resumen.
Se divide a su vez en otras tres subpestañas:
- Números
- Emails
- Redes sociales
Notas sobre las direcciones
- Si la dirección es marcada como Fiscal: aparecerá en la pestaña Resumen
- Si la dirección es marcada como Envío mercancía y Dirección de envío por defecto: aparecerá en la pestaña Resumen
- La configuración del check de "Envío factura" o "Envío mercancía" depende del Tipo de dirección
- Si un email tiene marcado el check de "Envío factura", éste se precargará cuando se utilicen las herramientas automáticas de envío de facturas
Pestaña Políticas
Esta pestaña engloba todo lo que tiene que ver con las relaciones comerciales con el cliente. Los datos obligatorios son la moneda y el idioma.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Moneda | Desplegable que muestra todas las monedas disponibles. Hace referencia a la moneda con la que trabajará el cliente |
| Idioma | Idioma predefinido de los documentos del cliente |
| Dto. P.P. | Porcentaje de descuento pronto pago si lo tiene el cliente |
| Rappel | Rappel por volumen de ventas |
| Cliente varios | Check que vendrá marcado si se puso en el tipo de cliente |
| Múltiplo de ventas | Se desglosan diferentes configuraciones para los avisos de los múltiplos de ventas configurados en los artículos |
| Incoterm | Desplegable que muestra los incoterms creados en las tablas maestras |
| Punto de entrega | Lugar donde se recibe la mercancía |
Subpestañas de Políticas
Esta pestaña está formada por 5 subpestañas:
Artículos
Se crea el catálogo de artículos de un cliente. Los artículos tienen código y descripción, interno y externo.
Nota: El sistema da la posibilidad de importar masivamente artículos de cliente utilizando la opción Importación de artículos.
Tarifas
Se pueden asociar tarifas ya creadas en el sistema. Una vez creada, podemos añadir los artículos relacionando todos los artículos que hayamos asociado al cliente previamente.
Descuentos
Se pueden asociar descuentos ya configurados en el sistema.
Comerciales
Se pueden asociar comerciales ya configurados en el sistema.
Rappels
Permite añadir rappels en función del importe comprado al cliente durante un plazo definido, de forma escalonada.
Pestaña Administración
Esta pestaña engloba los datos administrativos y está dividida en cuatro subpestañas.
Subpestaña Configuración
Muestra los datos administrativos necesarios para la venta.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Tipo de operación | Tipo de operación del IVA por defecto del cliente |
| IVA | IVA que llevará por defecto en documentos de ventas |
| Tipo de recibo | Tipo de recibo que sirve para definir el modelo de apunte generado |
| Importe mínimo venta | Cantidad mínima que pagará el cliente por venta |
| Rec. Equiv | Recargo de equivalencia configurado por defecto para el cliente |
| Tipo de venta | Ventas que realiza el cliente. Se arrastra a facturas y albaranes por defecto |
| De baja | Habrá que completar el campo de fecha para darlo de baja |
| Evaluable | Entrará en el grupo de clientes sujetos a evaluación |
| En cuarentena | Habrá que completar el campo de fecha para que entre en cuarentena |
| Criterio de caja | La liquidación del IVA se hace solo cuando el cliente cobra |
| Agrupar facturación | Se agrupan los albaranes del cliente al hacer una facturación múltiple |
| Cliente de consigna | Cuando se compra su mercancía entra en consigna |
| Albarán no facturable | No se facturan los albaranes |
| Nº Copias original | Número de facturas que se imprimirá con el texto definido en "Texto copias original" |
| Texto copias original | Texto que se mostrará en las facturas impresas por primera vez |
| Texto duplicado | Texto que se mostrará en las facturas impresas después de las originales |
| Ocasional | Marca a este cliente como no habitual |
| Interno | Identifica al cliente como interno a la empresa |
Subpestaña Finanzas
En esta subpestaña se añaden todas las cuentas bancarias y cuentas contables necesarias.
Cuentas bancarias
Para crear una nueva cuenta bancaria asociada a un cliente:
- Clicar en la cruz verde
- Cubrir el IBAN como el SWIFT/BIC del cliente
- La moneda vendrá cubierta por defecto en euros
Mandatos
En esta pestaña se configurarán los mandatos de los bancos del cliente, necesarios para la gestión de remesas y la generación de ficheros SEPA CORE y SEPA B2B.
Cuentas contables
Por defecto aparecerán las diferentes cuentas contables del cliente.
Subpestaña Políticas de cobro
En esta subpestaña se establecen los términos y condiciones para realizar los pagos a clientes/acreedores. Se divide en cuatro apartados:
Formas de cobro
Para asignar la forma de pago que tendrá el cliente:
- Clicar en la cruz verde
- Se mostrará una ventana con las formas de cobro configuradas
- La forma de cobro por defecto aparecerá en albaranes y facturas
Nota: Tanto en albaranes como en facturas se puede cambiar la forma de cobro.
Períodos de cobro
Para asignar el período de cobro:
- Clicar en la cruz verde
- Se mostrará una ventana con los períodos de cobro configurados
- El período por defecto aparecerá en albaranes y facturas
Períodos de no cobro
Se puede poner una fecha de inicio y una final para que durante ese plazo no se cobre al cliente. Existe un check para marcar que se repita anualmente.
Riesgo
Se puede configurar el riesgo admitido para el cliente. En la aplicación saltará un aviso si nos pasamos de este.
- Obligatorios: código y límite
- Límite: importe de riesgo que concedemos al cliente
- Código: con quien gestiona el riesgo el cliente
Pestaña Empresas y grupos
Esta entrada está formada por dos subpestañas:
- Empresas: Vendrá completada por defecto con la empresa donde se haya creado el cliente. Si hay multiempresa pueden añadirse las que se necesiten
- Grupos: Aparecerán los grupos de empresas a los que pertenezca el cliente
Pestaña Adicional
Se muestran principalmente datos relacionados con la zona, sector y ámbito del cliente. El tipo de identificación fiscal es el dato obligatorio. También permite añadir una imagen.
Nota: El usuario y la contraseña hacen referencia al acceso de la B2B (si está creada para la empresa)
Pestaña Ficheros
Se asocian documentos digitalizados. Se pueden:
- Capturar directamente desde un origen
- Arrastrar a la pestaña para adjuntar directamente
- Escanear directamente un documento
Para adjuntar un fichero pulsar el icono del clip azul y seleccionar el fichero del ordenador.
Pestaña Locales
Sirve para definir diferentes Locales del cliente si aplica para este (por ejemplo, diferentes tiendas si es un cliente con varias localizaciones).