Gestión de Cobros

En este apartado vemos cómo gestiona Elastic los cobros a sus clientes. Engloba los trámites administrativos y financieros necesarios hasta que se cobre su importe.

Ruta de acceso: Ventas >> Gestión de cobros

Se divide en cinco submenús:

• Recibos
• Anticipos
• Remesa de cobro
• Contabilización de pagos/cobros, pagarés
• Gestión de apuntes

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Recibos

El recibo es el documento que crea una obligación de pagar por parte del cliente una vez que se ha emitido la factura.

Ruta específica: Ventas >> Gestión de cobros >> Recibos

Pantalla de recibos

El formulario de recibos consta de varias pestañas que permiten clasificar los recibos en función de su estado:

• Pendientes: Recibos pendientes de pago
• Cobrados: Recibos totalmente pagados
• Devueltos: Recibos devueltos por la entidad bancaria. Se crea un duplicado
• Impagados: Recibos sin cobrar con fecha de vencimiento vencida
• Todos: Todos los recibos creados independientemente del estado

Nota: Como se explicó en el apartado Facturas, desde ese mismo apartado se generan los recibos y se les pone el estado correspondiente.

Estructura del formulario del recibo

El formulario posee dos secciones perfectamente diferenciadas:

• Parte superior: Cabecera del recibo
• Parte inferior: Conjunto de pestañas con datos e información

Cabecera del recibo

En la cabecera se encuentran los datos principales del recibo. Los únicos datos obligatorios son:

• Cliente
• Fecha de emisión
• Fecha de vencimiento

Pestañas del recibo

Básico

Hace referencia a los datos económicos para el cobro:

• Datos bancarios de la empresa
• Datos de importes (moneda, gastos, comisión, etc.)
• Datos relacionados con el estado del recibo

Recibos agrupados

Se utiliza en las agrupaciones de recibos para mostrar los recibos que componen una agrupación.

Histórico

Se muestran los recibos relacionados entre sí.

Apuntes

Se generan según la configuración. Según se van poniendo como pagados o no pagados, se van generando apuntes.

Ficheros

Se asocian documentos digitalizados, capturados o arrastrados. Se puede escanear directamente un documento.

SII

Aparecen los datos de envío del cliente.

Generar recibos

Hay dos formas de crear recibos:

1. Desde las facturas de forma manual:

   • Ventas >> Facturas >> Pestaña Recibos >> Generar recibo

2. Automáticamente cuando se generan apuntes:

   • Ventas >> Gestión de cobros >> Recibos >> Pestaña Apuntes

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Anticipos

Los anticipos se usan para gestionar aportaciones monetarias para un proveedor antes de haber hecho una compra o adelantar una transferencia bancaria sin que se haya emitido una factura.

Estados de anticipos

Los anticipos se muestran agrupados por estados:

• Pendientes: Anticipos pendientes de ejecutarse para un proveedor
• Validados: Anticipos ya aplicados a un proveedor
• Eliminados: Anticipos eliminados

Estructura del formulario de anticipo

El formulario posee dos secciones diferenciadas:

• Parte superior: Cabecera del anticipo
• Parte inferior: Conjunto de dos pestañas

Cabecera del anticipo

En la cabecera se encuentran los datos principales. Los datos obligatorios son:

• Nombre del proveedor
• Importe
• Moneda
• Conversión
• Fecha de creación

Pestañas del anticipo

Recibos

Aquí se muestran los recibos generados de un anticipo.

Ficheros

Se pueden asociar documentos digitalizados, capturados o arrastrados. Se puede escanear directamente un documento.

Crear un anticipo

Para crear un anticipo:

1. Insertar todos los datos obligatorios:
   • Proveedor
   • Moneda
   • Importe
   • Conversión

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Remesas de Cobro

Esta funcionalidad permite llevar a cabo los cobros de recibos de manera masiva. Permite a su vez la gestión bancaria y la emisión de los cuadernos correspondientes para su cobro por gestión telemática.

Nota: Puede ser utilizado como comodín para gestionar remesas temporales que no tienen por qué enviarse a gestión de cobro mediante cuaderno bancario (ej: generar una remesa de recibos de contado para un representante comercial).

Estados de remesas

Los cobros se muestran agrupados por estados:

• Pendientes: Remesas aún no enviadas al banco
• Enviadas: Remesas ya enviadas al banco
• Validadas: Remesas enviadas y cobradas

Estructura del formulario de remesa

El formulario posee dos secciones diferenciadas:

• Parte superior: Cabecera de la remesa de cobro
• Parte inferior: Conjunto de pestañas

Cabecera de la remesa

Los únicos datos obligatorios son:

• Descripción
• Forma de cobro

Se muestran otros datos como:

• Fecha de envío al banco
• Fecha de vencimiento
• Fecha de validación
• Importe de la remesa
• Margen de días

Nota: La forma de cobro determina cómo se quieren gestionar los recibos y el modelo del asiento a generar en la contabilización.

Pestañas de la remesa

Básico

• Datos bancarios del cobro
• Datos del ordenante
• Permite añadir observaciones para impresiones

Nota: Por defecto, el sufijo bancario es "000". Para otros códigos: Tablas maestras >> GENERAL >> Sufijo para remesas.

Pendientes

Se añaden y quitan los recibos pendientes de cobro.

Cobrados

Se muestran los recibos cobrados. Si se marcan como cobrados, los asientos se generan automáticamente.

Nota: Si quieres generar asientos manualmente, desactivar la propiedad correspondiente.

Devueltos

Se muestran los recibos devueltos por el banco.

Nota: Para volver a generar un recibo devuelto, seleccionar "Generar recibo hijo". Nota: Si una línea se muestra en verde, significa que es un recibo de una devolución.

Apuntes

Se van generando según los recibos se ponen como cobrados o devueltos.

Nota: La forma de cobro seleccionada determinará el modelo de apuntes. Se generarán apuntes vinculados a la forma de cobro (ej: "A vencimiento: CO" cobran directamente; "A descuento: CA" puede generar cuenta puente).

Ficheros

Se pueden asociar documentos digitalizados, capturados o arrastrados.

Crear y gestionar una remesa de cobro

Procedimiento general

La aplicación permite realizar múltiples acciones en torno a las remesas de cobro: crear, añadir recibos, enviar al banco, dar por cobrados, etc.

Nota: La remesa gestiona el cobro de manera masiva, es decir, cobra y genera el apunte al poner fecha de cobro.

Consideraciones importantes

• F. envío al banco: Si se cubre, se bloquea la remesa y no se permite añadir recibos. Se habilitan botones de "Cobrar recibos" y "Devolver recibos"
• Correcciones: Si el usuario se equivoca, se permite borrar la fecha y quitar el recibo
• F. vencimiento: Será la fecha última que prevalezca, aunque haya otra en los recibos
• Margen de días: Si hay datos en este campo, vencerá en esa fecha
• Prioridad: Es posible cambiar la prioridad de prevalencia
• F. validación: Es la que da por resuelta y gestionada la remesa
• Recibos devueltos: Es necesario generar los recibos hijos para poder reenviar

Cuadernos de envío al banco

Los cuadernos son ficheros con estructura estándar para mandar la orden al banco. La elección del cuaderno dependerá del tipo de devolución realizado.

Ejemplo: Cuaderno B2B Core permite máximo 2 días de devolución.

Según el tipo de remesa estarán activos unos cuadernos u otros.

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Contabilización de Pagos/Cobros, Pagarés

Este módulo permite registrar, gestionar y contabilizar operaciones de cobro y pago mediante pagarés, tanto emitidos como recibidos.

Ruta de acceso: Ventas >> Gestión de cobros >> Contabilización de pagos/cobros, pagarés

Vista general de registros

Al entrar aparece una tabla con todos los pagarés existentes para la empresa seleccionada.

Selección de empresa y fecha

• Desplegable Empresa: (ej. Tireworld, S.A.)
• Campo Desde fecha: Filtrar registros a partir de un día concreto

Pestañas de estado

• Pendientes: Pagarés aún no cobrados ni pagados
• Pagados: Operaciones ya contabilizadas como cobro o pago efectivo
• Devueltos: Pagarés rechazados por el banco
• Anulados: Borradores o registros cancelados antes de contabilización

Columnas clave

Campo	Descripción
Cód. Documento y Número	Tipo (pagaré) y folio
Razón social / Nombre comercial	Tercero implicado
Cód. cliente / Cód. proveedor	Vinculación automática
F. emisión / recepción	Fechas con selector de calendario
F. vencimiento	Plazo legal
F. envío banco	Cuando se presenta al cobro
Importe	Valor monetario
Cuenta bancaria	IBAN usado
Emisión / Recepción / Contabilizado	Checkboxes de estado
Apuntes no contabilizados	Número de asientos pendientes

Formulario de detalle del pagaré

Datos generales

Campo	Descripción
Empresa	Desplegable para cambiar compañía
Número	Alfanumérico, generable o editable
Emisión / Recepción	Fecha de formalización
Vencimiento	Plazo legal del pagaré
Envío a banco	Cuando se presenta al cobro
Pago / Cobro	Día efectivo de la transacción
Devolución	En caso de rechazo
Impreso y Anulado	Auditoría interna
Importe	Validado que coincida con suma de recibos
Tipo	Selector (emitido, recibido)
Cliente / Proveedor	Campo con autocompletar y lupa
Razón social y NIF	Se rellenan automáticamente

Dirección

• Dirección, País, Provincia, Localidad, C.P
• Estos datos sirven para generar asientos contables con la cuenta fiscal correcta

Banco

Campo	Descripción
Cuenta bancaria	Desplegable con cuentas habilitadas
Entidad, Oficina, DC, Cuenta	Se rellenan al elegir o manualmente
IBAN / SWIFT-BIC	Imprescindibles para internacionales

Nota: Se bloquea edición tras la primera contabilización.

Otros datos

Campo	Descripción
Gastos	Comisiones, timbres u otros costes
Pueden especificarse como porcentaje o cantidad fija
Validación	Evita que gastos superen porcentaje configurable

Observaciones

Campo multilineal libre para apuntes internos, histórico de cambios o instrucciones.

Pestañas adicionales del formulario

Básico

Vista principal con todos los campos descritos.

Recibos

Listado de recibos electrónicos o físicos generados del pagaré. Botones para crear, importar o exportar en formatos SEPA.

Apuntes

Muestra el asiento contable vinculado: débitos y créditos automáticos. Permite previsualizar antes de contabilizar.

Ficheros

Área de arrastrar y soltar para adjuntar PDFs, imágenes o documentos escaneados.