Presupuestos
El presupuesto es el documento a partir del cual el cliente valida las referencias pedidas e inicia el ciclo de ventas.
Ruta de acceso: Ventas >> Presupuestos
Acceso al formulario
Elastic BUSINESS dispone del formulario Presupuestos de ventas al que se accede a traves del:
- Menú desplegable
- O directamente a través del icono de acceso rápido de la barra de botones
Pestañas de estado
En la pantalla principal se pueden ver presupuestos diferentes estados:
- En estudio: Se muestran presupuestos que todavía están en elaboración
- Abiertos: Se muestran presupuestos que se han recibido, pero todavía no se han confirmado
- Aceptados: Se muestran los presupuestos que tienen generado un pedido
- No aceptados: Se muestran los presupuestos rechazados
- Anulados: Se muestran los presupuestos anulados. Se permite controlar motivo de anulación
- Todos: Se muestran todos los presupuestos realizados independientemente del estado
Estructura del presupuesto
La ventana del presupuesto posee dos secciones perfectamente diferenciadas:
Parte superior - Cabecera del presupuesto
En la cabecera se encuentran los datos principales de identificación del cliente y otros datos importantes en la gestión de este:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Cliente | Campo obligatorio. Según la configuración existente, se precargan datos desde la ficha correspondiente |
| Moneda | Precargada desde el cliente |
| Conversión | Factor de cambio si es una moneda diferente a la de la empresa |
| Fecha de documento | Editable según las necesidades |
Nota: Una vez seleccionado el cliente, según la configuración existente, se precargan datos como la moneda, la conversión, la fecha de documento, etc. Todos ellos editables según las necesidades.
Parte inferior - Pestañas del presupuesto
Un conjunto de 7 pestañas donde se muestran los datos e información referentes al presupuesto:
Pestaña Básico
Pestaña que sirve para definir el estado del presupuesto e identificar al cliente. Existe la posibilidad de utilizar el campo observaciones para anotar una incidencia o aclaración referente al presupuesto.
Datos básicos - Datos generales
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Dirección (Fiscal) | Datos de la dirección fiscal por defecto |
| C.P | Código postal |
| País | País |
| Provincia | Provincia |
| Localidad | Localidad |
| Dirección (Cliente) | Filtro de selección de direcciones ya configuradas en el cliente |
| Contacto | Contacto definido por defecto en el cliente. En la lupa se permite seleccionar otro |
| Oferta cliente | Campo abierto que hace referencia al nº del presupuesto utilizado por el cliente |
| Observaciones | Campo libre para definir cualquier incidencia. Solo se visualiza en el documento |
| Observaciones internas | Campo libre para incidencias de carácter interno. Se arrastran al pedido |
Datos básicos - Otros datos generales
Información relativa al presupuesto que no procede añadir a Observaciones.
Datos básicos - Datos de transporte
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Tipos de portes | Datos de la dirección fiscal por defecto |
| Modelo de portes | Modelo seleccionado |
| Transportista | Empresa transportista |
| Matrícula | Matrícula del vehículo |
| Ref. transportista | Referencia del transportista |
| Contacto | Nombre del contacto en la empresa transportista |
| Tlf. contacto | Número de teléfono del contacto |
| Peso bruto (Kg) | Peso total incluido el embalaje |
| Peso neto (Kg) | Peso sin incluir el embalaje |
| m³ | Volumen total en metros cúbicos |
| Bultos | Número total de bultos |
| Palés | Número total de palés |
| Observaciones de transporte | Observaciones relativas al transporte |
Pestaña Gestión
Esta pestaña hace referencia a los importes que se necesitan para el presupuesto. Es una pestaña de información completa donde poder ver toda la información monetaria.
Datos de pago
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Formas de cobro | Método o medio a través del cual se realizará el cobro |
| Período de cobro | Intervalo de tiempo en el que se espera realizar el cobro |
Importes detalles
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Importe bruto | Importe total antes de descuentos o impuestos |
| Importe neto | Importe total después de descuentos, antes de impuestos |
| Base | Importe sobre el cual se calculan los impuestos (IVA) |
| Dto. línea | Importe del descuento en línea |
| Dto. general | Importe del descuento general |
| Dto. pronto pago | Importe del descuento por pronto pago |
| IVA | Porcentaje y cantidad |
| RE | Importe del Recargo de Equivalencia |
Importes transporte
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Facturar portes | Check que se activa si debe facturarse el porte al cliente |
| Base | Gasto planificado imputado |
| Manual | Check para imputar costes de forma manual |
| Coste transporte | Campo donde se pueden imputar los costes |
| Tipo IVA | IVA imputado al transporte |
| IVA | Porcentaje aplicado e importe resultante |
Importes totales
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Base total | Importe sobre el cual se calculan los impuestos |
| Importe total | Base total + IVA |
| Impuestos totales | IVA aplicado a la base total |
| Importe total ME | Base total + IVA en moneda extranjera |
Pestaña Líneas
Está formada por una tabla principal donde se añaden las líneas de artículos que se van a incluir en el presupuesto.
Campos principales de la tabla
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Cod. Artículo | Código del artículo. Al introducirlo, se completa automáticamente. Editable |
| Descripción | Descripción completa del artículo. Editable |
| Cantidad | Campo que habrá que cubrir |
| Ud. Cant | Unidad de medida del artículo. Editable |
| Importe tarifa | Campo editable o precargado si el artículo está relacionado con el cliente |
| Unidad de tarifa | Campo editable o precargado por defecto |
| Descuento | Desplegable con descuentos del cliente |
| % dto | Campo a cubrir manualmente para indicar un descuento |
| IVA | Porcentaje de IVA que se puede cambiar |
Apartado Márgenes
Se mostrará el margen sobre ventas y el margen sobre costes.
Cómo añadir una línea
Existen diferentes formas de añadir una línea:
1. Crear líneas sin artículos
Funcionaría como un campo de texto para realizar anotaciones.
2. Insertar artículos a través de su código
Escribir en la columna código el código del artículo y se autocompletará la información.
3. Icono "Artículos"
Al pulsar el icono aparece un desplegable con tres subpestañas:
- Artículos cliente: Artículos que tiene relacionado el cliente en su ficha
- Todos los artículos: Muestra todos los artículos creados
- Cesta de artículos: Muestra artículos añadidos
Aquí solo hay que cubrir la cantidad de artículo y el precio si se necesita.
Crear un artículo paramétrico
Para añadir un nuevo artículo que no existe en el almacén:
- Pulsar el icono de Configurar
- Se despliega una ventana donde se selecciona una familia o se añaden valores
- Si el artículo ya está creado, el sistema lo añade automáticamente
- Si no existe, pregunta si se desea crear
Nota: Lo más conveniente es usar los parámetros que tienen configurados las familias.
Tras crear el artículo se muestra una ventana para añadir:
- Código externo
- Descripción externa
- Precio unitario
Obligatorio: Pulsar la cruz verde para añadirlo.
Nota: Si solo se conoce el comienzo del código del artículo, escribirlo acompañado de un asterisco (*) para que el sistema abra una ventana de selección.
Pestaña Comerciales adicionales
Se pueden añadir comerciales adicionales, a mayores del añadido en la cabecera del documento. Se puede seleccionar la comisión que aplica al documento.
Pestaña Documentos asociados
Se mostrarán los documentos relacionados con el presupuesto:
- Pedidos
- Órdenes de preparación/carga
- Albaranes
- Facturas
Pestaña Adicional
Se muestran datos adicionales como:
- Información de fechas
- Información del pedido
- Acceso directo al pedido
Para eliminar un presupuesto:
- Pasarlo a estado Anulado (no se pueden eliminar directamente)
- Ir a la pestaña Adicional
- Meter una fecha de anulación
- Guardar
- Pasará a la pestaña "Anulados"
Pestaña Ficheros
Se asocian documentos digitalizados. Se pueden:
- Capturar directamente desde un origen
- Arrastrar a la pestaña para adjuntar directamente
- Escanear directamente un documento
Para adjuntar un fichero pulsar el icono del clip azul y seleccionar el fichero del ordenador.
Botones de acción (icono engranaje)
Nueva versión
Una vez creado el cuerpo del presupuesto procede definir el contenido de este:
- Entra en un presupuesto creado anteriormente haciendo clic sobre él
- Pulsa el engranaje y haz clic en "Nueva versión"
- La nueva versión ya está creada, ahora se puede modificar sin perder la traza de la versión anterior
Generar pedido (F2)
Una vez elegido un presupuesto y una versión del mismo:
- Selecciona un presupuesto
- Pulsa en Acciones (icono engranaje) y selecciona Generar Pedido (F2)
- Se abre una ventana preguntando si quieres acceder al pedido directamente
- Se da de alta el nuevo documento en el formulario Pedidos
- El presupuesto pasa automáticamente a la carpeta Cerrados
Mandar líneas a pedido
Con esta acción se pueden enviar líneas concretas de un presupuesto a pedido. Útil cuando en un mismo presupuesto se oferta el mismo producto en intervalos de cantidad diferentes.
Generar mantenimiento
Permite generar un mantenimiento asociado al presupuesto.
Clonar un presupuesto
La operación de clonado consiste en generar uno nuevo exactamente igual al anterior:
- Selecciona un presupuesto ya existente
- Pulsa en Acciones (icono engranaje) y selecciona Clonar
- Automáticamente se genera un nuevo presupuesto
- Puedes modificar los datos (cliente, líneas, etc.)
Imprimir versión
Para imprimir una versión del presupuesto:
- Selecciona el presupuesto
- Pulsa Imprimir documento (icono impresora)
- En la ventana emergente selecciona el tipo de formulario a imprimir
- Pulsa Imprimir